3a. Plánování směn (personální modul)

Modul slouží k evidenci směn zaměstnanců a brigádníků — není to totéž co Kalendář zaměstnanců (dovolené, NV, absence). Z levého menu ho otevřete položkami Seznam směn a Přehled požadavků; uvnitř modulu je navíc horní lišta s dalšími funkcemi (záleží na vaší roli).

Rozdíl oproti personálu u akce: V záložce Personál u konkrétní akce spravujete detail jedné události (ceny, hodiny, potvrzení). Modul plánování směn řeší měsíční rozpis brigádníků — včetně obrazovky Akce, která propojuje obojí: z kalendáře se obsazení zapíše do personálu akce.

Jak to v systému funguje (přehled)

Typický tok — pořadí může u vás mírně lišit podle nastavení organizace.

flowchart TD
    A["Administrátor: šablony směn a pozice"] --> B["Vedoucí: požadavky na obsazení"]
    B --> C["Přehled požadavků - měsíc"]
    C --> D{"Dostatek lidí?"}
    D -->|Ne| E["Přiřazení směny - brigádník nebo vedoucí"]
    D -->|Ano| F["Seznam směn - kontrola"]
    E --> F
    F --> G["Schválení / publikace směn"]
    G --> H["Odpracování - RFID nebo ručně"]
    H --> I["Souhrn odpracovaných hodin"]

Co znamenají tři vrstvy dat

Horní lišta uvnitř modulu (podle role)

Po otevření Seznamu směn nebo Přehledu požadavků uvidíte nahoře skupinu odkazů. Ne každý uživatel vidí vše:

Personál u akcí — měsíční plánovací kalendář (lišta Akce)

Pro: obchodníky, personální referenty a brigádníky (ex) — kdo plánuje nebo se hlásí na práci u konkrétních akcí.

Co je to za obrazovku: V horní liště modulu plánování směn položka Akce otevře centrální měsíční kalendář pro rozdělení externího personálu (brigádníci) do směn a podle akcí v DOVIS - ISKASA. Není to jen „náhled“ — můžete zde aktivně plánovat, kdo kde v daný den pracuje.

Vazba na akci a záložku Personál

Modul plánování směn a konkrétní akce v DOVIS - ISKASA jsou propojené — po obsazení v kalendáři se stejná osoba objeví v záložce Personál u příslušné akce (jako byste ji tam zadali ručně):

• Obchodník nejdřív v akci zadá požadavek na personál (např. „2× pokladna na koncert 15. 6.“) — obvykle přes Seznam (nové) v kroku Personál nebo z plánovací tabulky.
• V měsíčním kalendáři (Akce v liště modulu) se tento požadavek objeví jako volná nabídka — řádek podle typu personálu / akce, buňky podle dnů.
• Když brigádník (nebo vedoucí) vybere konkrétní osobu ke směně / dni, systém ji zapíše do personálu dané akce — stejná data jako po ručním vložení v záložce Personál.
• Vaše vlastní směny pak vidíte v měsíčním přehledu směn (Seznam směn) a v seznamu pod kalendářem akcí na stejné stránce.

flowchart TB
    subgraph AkceDOVIS["AkceDOVIS -"]
        ISKASA["Konkrétní akce v DOVIS - ISKASA"]
        A1["Záložka Personál - požadavek např. 2 osoby"]
        A2["Zápis do personálu akce po obsazení"]
    end
    subgraph PlanSmen["Modul plánování směn"]
        P1["Kalendář Akce - měsíc"]
        P2["Brigádník vybere směnu / den"]
        P3["Seznam směn - moje směny"]
    end
    A1 --> P1
    P2 --> A2
    P2 --> P3
    P1 -.->|volná nabídka zmizí po výběru| P2

Jak stránku používat

1. V liště modulu klikněte na Akce (u některých rolí je to jediný odkaz v části personálu u akcí).
2. Nahoře zvolte Rok a Měsíc — období, které chcete plánovat.
3. Pokud se tabulka hned nezobrazí, stiskněte Zobrazit přehled.
4. V hlavní plánovací tabulce „naklikejte“ nebo vyberte směny na dny, kdy chcete pracovat (způsob se může lišit — často klik do buňky nebo výběr z nabídky personálu).
5. Pod tabulkou najdete seznam vašich směn za zvolený měsíc — kontrola po přiřazení.

Jak číst plánovací tabulku

Důležitá pravidla plánování

• Více lidí na jeden požadavek (např. potřeba 2 a více) — systém personál rozdělí postupně; v buňce / řádku se postupně aktualizuje počet podle konkrétních obsazených osob.
• Po výběru osoby zmizí z měsíční nabídky (už není dál nabízena ostatním brigádníkům pro stejný slot) — aby nedošlo k dvojímu obsazení.
• Výběr směny podle personálu mohou typicky jen externí pracovníci (brigádníci, role ex), pokud jim to organizace po přihlášení zpřístupní.
• Zodpovědný obchodník za akci nebo personální referent může obsazení zrušit — osoba se vrátí zpět do měsíčního plánování / nabídky.

Shrnutí: Tato obrazovka je klíčový nástroj pro přehled o akcích a vytížení personálu v celém měsíci a pro aktivní plánování vlastních směn brigádníků. Detail jedné akce (ceny, hodiny, potvrzení) doplňujete v záložce Personál u konkrétní akce — data jsou spojená.

flowchart LR
    M["Otevřu lištu Akce"] --> F["Filtr rok + měsíc"]
    F --> Z["Zobrazit přehled"]
    Z --> T["Projdu tabulku řádky × dny"]
    T --> B{"Chci obsadit / přihlásit se?"}
    B -->|Ano| V["Výběr osoby ve směně"]
    V --> U["Zápis do personálu akce"]
    U --> S["Seznam mých směn + Personál u akce"]
    B -->|Ne| T

Přehled požadavků (levé menu)

Hlavně pro brigádníky (ex) a vedoucí směn — měsíční plán „kolik lidí chybí“.

1. V levém menu zvolte Přehled požadavků.
2. Nahoře zvolte měsíc a rok (stejný princip jako u jiných přehledů v DOVIS - ISKASA).
3. Volitelně filtrujte pozici (pokladna, vstup…) a typ směny (šablona).
4. V tabulce uvidíte řádky podle pozice a sloupce podle dnů — v buňkách je počet požadovaných lidí a informace o obsazení.
5. Pokud je místo volné a máte oprávnění, můžete se přihlásit ke směně (systém vytvoří plánovanou směnu navázanou na požadavek).

flowchart LR
    P["Otevřu Přehled požadavků"] --> M["Zvolím měsíc a rok"]
    M --> T["Projdu mřížku dnů"]
    T --> V{"Volno?"}
    V -->|Ano| R["Přihlásím se / vedoucí obsadí"]
    V -->|Ne| X["Buňka plná - nelze"]
    R --> S["Záznam v Seznamu směn"]

Tip pro brigádníka: Nejdříve sledujte Přehled požadavků (kde jsou volná místa), pak si ověřte detail v Seznamu směn (termín, čas, stav).

Seznam směn (levé menu)

Pro plánovače a administrátory — denní práce se všemi naplánovanými směnami.

Obrazovka Seznam naplánovaných směn zobrazuje jednotlivé záznamy (zaměstnanec, datum, čas od–do, typ směny, pozice, stav). Typické filtry nahoře:

• Měsíc / rok — období zobrazení
• Zaměstnanec — jen jedna osoba
• Typ směny — šablona (ranní, večerní…)
• Pozice — pracovní místo
• Stav — návrh, schváleno, publikováno, dokončeno…
• Písmeno — rychlý filtr podle příjmení (abeceda)

Hromadné akce (po zaškrtnutí řádků): změna stavu více směn najednou, změna typu směny, smazání (nelze u již dokončených). Jednotlivě lze směnu upravit, schválit nebo označit jako dokončenou.

Stavy plánované směny

Zadání požadavků (vedoucí / admin)

V horní liště modulu → Obsazení:

• Obsazení — formulář pro zadání požadavků na celý měsíc (typ směny, pozice, kolik lidí, které dny v týdnu, čas od–do).
• Seznam (v podmenu Obsazení) — tabulka jednotlivých požadavků, úpravy a mazání; admin může hromadně smazat požadavky za období a šablonu.

Teprve když existují požadavky, dává smysl plnit Přehled požadavků a přiřazovat konkrétní lidi.

Odpracováno — souhrn skutečné docházky (lišta Odpracováno)

Pro: vedoucí směn, personální, mzdovou účtárnu (e, t, b) a brigádníky (ex) — každý vidí přiměřený rozsah dat.

K čemu to slouží: Obrazovka zobrazuje souhrnný přehled skutečně odpracované doby zaměstnanců. Agreguje záznamy z evidence skutečné práce (typicky po příchodu a odchodu u RFID čtečky nebo po ručním doplnění) za vybrané měsíc a rok. Výstup je vhodný jako podklad pro kontrolu směn, mzdové zpracování nebo porovnání s plánem v Seznamu směn.

Otevření a filtrování

1. V modulu plánování směn v horní liště zvolte Odpracováno (u brigádníka ex může být v liště zvýrazněno jako hlavní odkaz).
2. Nahoře nastavte měsíc a rok (stejný princip filtru období jako jinde v DOVIS - ISKASA).
3. Volitelně vyberte konkrétního zaměstnance — jinak uvidíte všechny, na které máte oprávnění.
4. Klikněte na Filtrovat. Pokud nejsou data, zobrazí se informační hláška.
5. Tlačítko Tisk seznamu směn vytiskne zobrazenou tabulku pro archiv nebo mzdovou účtárnu.

Přehled odpracovaných hodin — význam sloupců

Řádky jsou seskupené podle zaměstnance (případně i sazby za směnu), roku a měsíce. Do součtu vstupují jen záznamy se skutečným začátkem a koncem práce a se stavem určeným k evidenci / schválení / mzdám (viz níže).

Které záznamy se do souhrnu počítají

Do přehledu spadají jen „uznané“ záznamy skutečné práce, typicky ve stavech:

• Zaznamenáno — docházka přijata do systému (např. po RFID).
• Potvrzeno zaměstnancem — brigádník souhlasí s časem.
• Schváleno vedoucím — schválení personálním / vedoucím.
• Zpracováno pro mzdy — uzavřeno pro mzdové použití.

Nezapočítávají se řádky bez vyplněného začátku a konce, nebo kde je konec dříve než začátek.

Vazba na plán směn a RFID

flowchart LR
    P["Plán směny v Seznamu směn"] --> R["RFID příchod / odchod"]
    R --> E["Evidence skutečné práce"]
    E --> S["Souhrn Odpracováno"]
    S --> M["Mzdy / kontrola vedoucím"]
    P -.->|porovnání| S

Plánovaná směna v Seznamu směn je „co měl člověk dělat“. Odpracováno je „co skutečně odpracoval“. U čteček RFID se čas často načte automaticky; vedoucí může záznam doplnit nebo opravit v detailu odpracované doby (druhý odkaz v liště u role ex — brigádník obvykle vidí jen vlastní záznamy).

Brigádník (role ex): V souhrnu vidíte především sebe. Vedoucí a admin vidí podle filtru všechny zaměstnance v období. Pro opravu jedné směny použijte detail (odkaz z lišty nebo z reportu), ne hromadné úpravy v plánu.

Plánování a další reporty

• Plánování — ruční vložení směny (zaměstnanec, období od–do, časy, šablona, pozice, stav).
• Hromadné plánování — více směn najednou pro vybrané období.
• Měsíční report směn — souhrn naplánovaných hodin podle zaměstnance (tisk).
• Odpracováno — viz souhrn výše; detail jednotlivých směn v podmenu lišty.

Oprávnění — kdo co typicky dělá

Pozor na minulá data: Vytváření směn zpětně do minulosti mohou pouze vybrané role (admin / vedoucí). Brigádník obvykle pracuje jen s aktuálním a budoucím obdobím.

Časté dotazy — směny