3d. Dovio — schvalování a sledování dokumentů (modul Dovio, role m a další)

Co je Dovio. Samostatná část aplikace (modul Dovio v menu aplikací) slouží ke schvalování příloh a dokumentů — z akcí, nákupních objednávek, úkolů (Webcollab) i ručně nahraných souborů. Musí být zapnuto v konfiguraci organizace (přílohy Dovio /donioprilohy). Bez toho se modul neotevře.

V demu: modul Dovio je v demu zapnutý — po přihlášení jako obchod nebo superadmin na demo.iskasa.eu použijte přepínač Dovio v menu aplikací.

V databázi menu (configmenu2, položky s kódy řady 2000–2999) jsou položky modulu Dovio. Role v poli admin určuje, kdo co vidí. Role m má typicky úzké levé menu pro správu pravidel schvalování; ostatní role (obchodník, technik, nahlížející…) dokumenty spíš vkládají a schvalují.

Levé menu podle role

Menu jako na obrázku (5 položek): U účtu s rolí m a zapnutým Doviem bývá vlevo právě Dokumenty, Dokumenty seznam, Kategorie, Skupiny, Nadřízení. Položku Nový dokument má obvykle obchodník nebo zaměstnanec ve skupině, ne správce nastavení.

Nastavení schvalování (role m)

Správce Dovio připraví tři vrstvy, než běžní uživatelé mohou dokumenty posílat ke schválení:

1. Kategorie — např. „Faktury“, „Smlouvy“, „Objednávky materiálu“. U kategorie (akce Práva) vyberete uživatele, kteří musí dokument schválit. Volitelně typ objednávky z modulu nákupů (určí speciální pravidla, např. technický úsek nebo dotace).
2. Skupiny — např. „Účtárna“, „Provoz“. Ke skupině přiřadíte konkrétní uživatele; jen oni mohou v Doviu nahrát nový dokument (bez skupiny systém hlásí: nemáte přidělenou skupinu).
3. Nadřízení — u vybraných nákupčích nastavíte, kteří podřízení (další uživatelé) k nim patří — používá se u schvalování objednávek a souvisejících příloh.

flowchart TD
    M["Správce role m"] --> K["Kategorie + zodpovědné osoby"]
    M --> S["Skupiny + kdo smí nahrát"]
    M --> N["Nadřízení u nákupčích"]
    K --> OK["Připraveno pro provoz"]
    S --> OK
    N --> OK

Životní cyklus dokumentu

Dokument (záznam přílohy) vzniká několika cestami:

• Ručně — Nový dokument (uživatel ve skupině): název, kategorie, soubor, datum ke schválení.
• Z akce — příloha v kroku Dokumenty u akce (pokud má organizace Dovio u akcí).
• Z objednávky — příloha k nákupní objednávce; po schválení všech schvalovatelů se může objednávka označit jako schválená.
• Z úkolu — příloha v projektu Webcollab (filtr Úkoly v seznamu).

Každý dokument má mimo jiné: název, soubor, kategorii, volitelně vazbu na akci / objednávku / úkol, datum, do kdy má být schválen, příznak schváleno (0/1).

flowchart LR
    V["Vložení dokumentu"] --> C["Čeká na schválení"]
    C --> S1["Schvalovatel 1"]
    S1 --> S2["Schvalovatel 2"]
    S2 --> SN["Další dle kategorie / ceny / dotace"]
    SN --> OK["Stav schváleno"]
    OK --> OBJ["Volitelně schválená objednávka"]

Jak probíhá schválení

1. Uživatel otevře dokument ze seznamu nebo z e-mailu / odkazu po přihlášení (systém může přesměrovat na obrazovku Schválit dokument).
2. Uvidí detail: název, přílohu ke stažení, kdo vložil, datum pro schválení a kolik dní zbývá (červeně, pokud ≤ 3 dny).
3. Sekce Kdo schvaluje za skupinu — seznam zodpovědných osob z kategorie; u každé je vidět, zda už schválila.
4. Schvalovatel potvrdí — zapíše se záznam do tabulky schválení (kdo, kdy).
5. Až schválí všichni požadovaní (počet osob závisí na kategorii, typu objednávky, výši částky, dotacích), dokument dostane stav schváleno. U objednávky se pak může označit i celá objednávka.

Speciální pravidla (podle nastavení, nemusí být u všech organizací):

• Kategorie s typem objednávky (např. spotřební materiál) — extra schvalovatelé z definice kategorie.
• Dotace — schvalují uživatelé s příznakem dotace v profilu.
• Podle ceny objednávky — jiní schvalovatelé pro částku do 5 000 Kč a pro vyšší pásma (podle limitů v profilu uživatele Hodnota objednávky do).

flowchart TD
    D["Otevření dokumentu ke schválení"] --> Z["Seznam zodpovědných z kategorie"]
    Z --> Klik["Schvalovatel potvrdí"]
    Klik --> P{"Schválili všichni?"}
    P -->|Ne| C["Stále čeká"]
    P -->|Ano| A["Document schváleno = 1"]
    A --> E["Email dalším / uzavření objednávky"]

Sledování a informování zodpovědných osob

Obrazovky v modulu (přehled funkcí)

Propojení s akcemi a zbytkem DOVIS - ISKASA

• V detailu akce mohou být přílohy podléhající Doviu (záleží na donioprilohy).
• Technik (o) v přehledu akce někdy vidí blok nabídek techniky a související dokumenty — to je jiný modul; Dovio řeší obecné schvalování příloh.
• Po přihlášení s rozpracovaným dokumentem vás systém může automaticky poslat na obrazovku schválení.

Typická práce správce (role m): Jednou nastavíte kategorie a schvalovatele → skupiny pro nahrávání → nadřízené u nákupčích. Poté sledujete Dokumenty seznam a kalendář, případně schvalujete jako jeden z approverů, pokud jste v kategorii uvedeni.