7f. DigiSign — konfigurace a odesílání dokumentů k podpisu (step75)

Souvisí s 7b Smlouvy (step60), 15 Přílohy a dokumenty a technickým popisem a-17 DigiSign (technicky).

Modul DigiSign propojuje DOVIS - ISKASA se službou DigiSign.cz pro elektronický podpis smluv a dalších souborů u akce. Obchodník pracuje na záložce Podpis (step75?aa=<kód akce>); administrátor jednou nastaví integraci ve konfiguraci DigiSign. Pro celou firmu stačí jeden API klíč — obchodníci nemusí mít vlastní účet ani klíč v DigiSign.

Příklad na instalaci DOVIS - ISKASA: step75 u akce · konfigurace DigiSign (pouze administrátor).

Kdo co vidí a kde pracuje

Část A — nastavení pro administrátora

Stránka Konfigurace nastavení pro DigiSign API ukládá data do tabulky configdigisign (jeden záznam na nájemce). Bez zaškrtnuté volby Integrace = zapnout DigiSign v DOVIS - ISKASA se u akcí nezobrazí funkční tlačítka „Odeslat k podpisu“, i když jsou vyplněné klíče.

Co připravit před prvním nastavením

• Účet a licence u DigiSign (pro testy stačí staging).
• API klíč ve DigiSign — Access Key a Secret Key (Secret se zobrazí jen jednou při vytvoření).
• Oprávnění klíče: obálky + webhooky (ROLE_WEBHOOK_READ a ROLE_WEBHOOK_WRITE).
• Veřejná HTTPS adresa serveru DOVIS - ISKASA — webhook z DigiSign na localhost nefunguje.
• SQL skripty digisign/configdigisign a digisign/digisign_tables, pokud tabulky v MySQL ještě neexistují.

Doporučený postup nastavení (krok za krokem)

1. Spusťte SQL skripty pro tabulky configdigisign, digisign_podpis, digisign_webhook_log.
2. V portálu DigiSign vytvořte API klíč (Access + Secret).
3. Otevřete digisign/configdigisign a vyplňte:
   • Prostředí — nejdříve staging, po ověření production.
   • API URL — výchozí podle prostředí (api.staging.digisign.org / api.digisign.org).
   • Access Key a Secret Key.
   • Jazyk — čeština / angličtina / slovenština pro rozhraní podepisujících.
   • Embed — volitelně podpis přímo v DOVIS - ISKASA (interní uživatelé).
   • Return URL — veřejná HTTPS doména.
   • Webhook klíč — vygeneruje se automaticky; celou URL listeneru zaregistrujte v DigiSign.
   • Webhook KodU — uživatel DOVIS - ISKASA (role admin nebo obchod), pod kterým se zapíší automatické změny z webhooku.
4. Zaškrtněte Integrace a klikněte Uložit nastavení.
5. V sekci Webhooky v DigiSign na stejné stránce ověřte registraci eventů a použijte Odeslat vybrané do DigiSign (povinné a doporučené eventy).
6. Otestujte odeslání dokumentu u zkušební akce ve stagingu.
7. Po úspěšných testech přepněte na produkci a vyměňte klíče.

Popis polí konfigurace

Jedna integrace pro celou firmu

Obchodníci odesílají dokumenty jménem organizace společným API klíčem. Zodpovědná osoba u akce (dovakce, tabulka users) může být mezi podepisujícími; klient dostane e-mail z kontaktu akce. Více podepisujících = jedna obálka DigiSign. Záznamy podpisů jsou v digisign_podpis pod kodakce, ne pod konkrétním uživatelem.

Část B — odesílání dokumentů z step75 (obchodník)

Záložka Podpis v menu akce otevře step75?aa=<kód akce>. Pokud integrace není zapnutá, zobrazí se návod k zprovoznění místo tabulek s tlačítky.

Co lze poslat k podpisu

K podpisu neposíláte HTML smlouvu přímo — nejdřív musí existovat soubor v tabulkách Dokumenty nebo Přílohy:

• Smlouvy (horní sekce) — archiv ze step60. Tlačítkem Vygenerovat PDF / Obnovit PDF vznikne PDF v tabulce Dokumenty; odtud ho odešlete k podpisu.
• Dokumenty — soubory z step70 (dovakcedokumenty): PDF ze smluv, naskenované dokumenty, textové soubory, exporty.
• Přílohy — soubory z step05 (dovakceprilohy, sekce 0): smluvní přílohy, skeny, doplňkové soubory.

DOVIS - ISKASA ověří, že soubor fyzicky existuje na disku a má velikost > 0 B. Nepodporované formáty (např. některé tabulky bez převodu) zobrazí varování — doporučeno používat PDF. Obrázky (.jpg, .png…) DOVIS - ISKASA při odeslání automaticky převede na PDF.

Typický postup obchodníka

1. V step60 vytvořte nebo upravte smlouvu u akce (kap. 7b).
2. Na step75 u smlouvy klikněte Vygenerovat PDF — soubor se uloží do sekce Dokumenty (řádek smlouvy zežloutne).
3. V tabulce Dokumenty nebo Přílohy u souboru klikněte modré Odeslat k podpisu.
4. Na formuláři (step75PodpisOdeslat) vyplňte:
   • Název obálky — výchozí z názvu dokumentu.
   • Text e-mailu — šablona s názvem a termínem akce.
   • Podepisující — zaškrtněte obchodníka / zodpovědnou osobu a/nebo klienta z kontaktu akce; u každého musí být jméno, e-mail a mobil (+420…); e-maily se nesmí opakovat.
5. Po odeslání klient dostane e-mail s odkazem od DigiSign; v DOVIS - ISKASA sledujte stav u řádku dokumentu.
6. Po podpisu všech příjemců řádek zezelená, u souboru se zobrazí ikona štítu — auditní stopa PDF uložená u akce.

flowchart TD
    A["step60 — smlouva HTML"] --> B["step75 — Vygenerovat PDF"]
    B --> C["Tabulka Dokumenty"]
    D["step70 / step05 — soubory"] --> C
    D --> E["Tabulka Přílohy"]
    C --> F["Odeslat k podpisu"]
    E --> F
    F --> G["step75PodpisOdeslat — podepisující"]
    G --> H["Obálka DigiSign + e-mail"]
    H --> I{"Webhook / sync"}
    I --> J["Stav u akce + auditní stopa PDF"]

Příklad 1 — akce jen se smlouvou (typický pronájem sálu)

Jednoduchý případ: u akce máte pouze smlouvu o pronájmu, žádné další dokumenty ve step70 ani přílohy k podpisu. Postačí záložky Smlouvy (step60) a Podpis (step75).

Postup obchodníka krok za krokem:

1. V step60 zkontroluje text smlouvy a archivuje ji.
2. Otevře záložku Podpis (step75?aa=5841).
3. V sekci Smlouvy u řádku smlouvy klikne Vygenerovat PDF — řádek zežloutne, v tabulce Dokumenty níže se objeví soubor např. Smlouva_workshop_2026.pdf.
4. U tohoto PDF v Dokumentech klikne Odeslat k podpisu.
5. Ve formuláři zaškrtne jen klienta (vedeni@marketingpro.cz, mobil +420…). Obchodníka nezaškrtá, pokud smlouvu nepodepisuje — stačí podpis klienta.
6. Klient obdrží e-mail od DigiSign, podepíše online. U řádku v DOVIS - ISKASA: nejdřív oranžově Odesláno k podpisu, po dokončení zeleně Podepsáno + ikona štítu (auditní stopa).

Výsledek: jedna obálka DigiSign, jeden podepsaný PDF soubor u akce, záložka Podpis v menu akce zezelená. Obchod může pokračovat fakturací v step06 — smlouva je elektronicky uzavřená bez tisku a skenování.

Příklad 2 — akce se smlouvou a dalšími dokumenty

Častější situace: kromě hlavní smlouvy posíláte klientovi k podpisu i doplňkové soubory — technický plán, cateringovou přílohu, GDPR souhlas nebo scan podepsaného dodatku nahraný ve step70.

Co uvidí obchodník na step75 po vygenerování PDF smlouvy:

Typický scénář odeslání hlavní smlouvy:

1. U Smlouva_gala_2026.pdf klikne Odeslat k podpisu.
2. Ve formuláři zaškrtne klienta (jednatel@abc.cz) a sebe (jan.novak@firma.cz) — oba musí mít jiný e-mail a vyplněný mobil.
3. DigiSign vytvoří jednu obálku s oběma podepisujícími; pod řádkem dokumentu uvidí, kdo už podepsal (zeleně) a kdo čeká (červeně).
4. Po podpisu obou: řádek zelený, u souboru ikona štítu — auditní stopa PDF u akce.

Doplňkové dokumenty — dvě možnosti:

• Samostatná obálka u každého souboru — u Priloha_catering.pdf a GDPR_souhlas_akce.pdf obchodník znovu klikne Odeslat k podpisu. Každý soubor = vlastní obálka DigiSign, vlastní stav (oranžová / zelená) a vlastní auditní stopa. Vhodné, když klient podepisuje přílohy postupně nebo je posíláte až po odsouhlasení smlouvy.
• Nejdřív smlouva, pak přílohy — obchodník nejdřív uzavře hlavní smlouvu (příklad výše), až po zeleném stavu pošle cateringovou přílohu nebo GDPR. Sledování je přehledné — u každého řádku vidíte stav zvlášť.

Barva záložky Podpis u této akce: nejdřív červená (je co poslat, nic ještě neodesláno), po prvním odeslání zelená — i když zbývá podepsat další dokumenty; každý řádek má ale vlastní barvu podle svého stavu.

Příklad 3 — více podepisujících, smlouva a dokument (průběh a sledování)

Typická firemní akce, kde smlouvu musí podepsat více lidí na straně pronajímatele i odběratele a k tomu ještě samostatný dokument (např. dodatek k technice). Každý soubor = vlastní obálka DigiSign; u každé obálky vidíte stav a seznam podepisujících zvlášť.

Odeslání smlouvy — výběr více podepisujících

Po kliknutí Odeslat k podpisu u PDF smlouvy ve formuláři (step75PodpisOdeslat):

1. Zaškrtněte Obchodník / zodpovědná osoba akce (Marie Dvořáková).
2. Z rozbalovacího pole — přidat dalšího obchodníka — vyberte Pavla Horáka (musí mít v profilu users e-mail a mobil).
3. Zaškrtněte Klient / kontakt akce (jednatel z hlavního kontaktu akce).
4. Má-li firma v kontaktech více osob, z pole — přidat další osobu odběratele — přidejte ekonomku — každá musí mít jiný e-mail a mobil ve formátu +420….
5. Odešlete — DigiSign vytvoří jednu obálku se čtyřmi příjemci; každý dostane vlastní e-mail s odkazem k podpisu.

Dokument Dodatek_technika.pdf odešlete zvlášť — nová obálka, jen Marie + jednatel klienta. Dva soubory = dva nezávislé průběhy podpisu na step75.

Jak probíhá podpis v čase (smlouva, 4 podepisující)

sequenceDiagram
    participant O as Obchodník v DOVIS - ISKASA
    participant S75 as step75
    participant DS as DigiSign
    participant P1 as Marie
    participant P2 as Pavel
    participant K1 as Jednatel klienta
    participant K2 as Ekonom klienta
    O->>S75: Odeslat smlouvu — 4 podepisující
    S75->>DS: Obálka + PDF
    DS-->>P1: E-mail s odkazem
    DS-->>P2: E-mail s odkazem
    DS-->>K1: E-mail s odkazem
    DS-->>K2: E-mail s odkazem
    P1->>DS: Podpis
    Note over S75: Částečně podepsáno — 1/4 zeleně
    P2->>DS: Podpis
    K1->>DS: Podpis
    K2->>DS: Podpis
    DS->>S75: Webhook / sync — Podepsáno
    Note over S75: Zelený řádek + auditní stopa

Jak sledovat podpisy v DOVIS - ISKASA (step75)

Všechno sledujete na jedné stránce akce — nemusíte se přihlašovat do portálu DigiSign (ten lze použít jen pro kontrolu ve stagingu).

Praktický tip pro obchodníka: když u smlouvy uvidíte Částečně podepsáno a jedno jméno zůstává dlouho červené, kontaktujte tu osobu — DOVIS - ISKASA vám ukáže, kdo konkrétně ještě nepodepsal, nemusíte se ptát „už jste všichni podepsali?“. Po dokončení smlouvy pošlete dodatek techniky; sledujete ho na druhém řádku stejným způsobem.

Webhook (na pozadí): jakmile někdo podepíše ve DigiSign, server DOVIS - ISKASA může stav aktualizovat sám — obchodník nemusí nic dělat. Pokud webhook krátce neběží, stačí F5 nebo ikona obnovení u řádku; stav se srovná s DigiSign API.

Barvy řádků a stavy podpisu

Barva záložky Podpis v menu akce

• Červená — u akce existuje smlouva nebo dokument, ale ještě nic nebylo odesláno do DigiSign.
• Zelená — alespoň jeden soubor už byl odeslán k podpisu.
• Šedá — u akce zatím není co posílat (žádná smlouva ani dokument).

Další možnosti na step75

• Ikona obnovení () vedle oranžového stavu — ruční stažení stavu a seznamu příjemců z DigiSign API.
• F5 / obnovení stránky — automatická synchronizace odeslaných obálek a doplnění chybějících auditních stop.
• Poslat znovu — po odmítnutí, expiraci nebo smazání obálky ve DigiSign.
• Auditní stopa — PDF protokol podpisu (digisign_audit_{id}.pdf) ve složce akce; stažení při webhooku nebo syncu.

Staging vs. produkce

Ve stagingu DigiSign neposílá e-maily na adresy příjemců z obálky — vše jde na Testovací e-mailovou adresu v portálu (app.staging.digisign.org). Podpis lze dokončit v portálu nebo z testovacího e-mailu. Stav v DOVIS - ISKASA ověřte ikonou obnovení u dokumentu.

Časté problémy

Související kapitoly

• 7b Smlouvy, 15 Přílohy a dokumenty
• 6 Menu kroků, 3b Superadministrátor
• a-17 DigiSign — technický popis